Les adjoints juridiques, qu’on nomme parfois « secrétaires juridiques », sont essentiels au bon fonctionnement de toute structure juridique. Ils jouent un rôle primordial en ce qui concerne les communications et l’organisation interne d’un bureau et s’assurent que les documents juridiques sont conformes aux formats exigés dans le milieu.
- Cabinets juridiques, tribunaux, gouvernements, entreprises
- Programme collégial d'adjoint juridique (1 à 2 ans)
- Communication, organisation et rédaction
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L’emploi
Les adjoints juridiques sont le bras droit du professionnel du droit. Les tâches des adjoints juridiques se rapportent généralement à quatre différentes fonctions :
- la communication;
- l’organisation et la coordination;
- le travail juridique;
- les tâches administratives générales.
Communication
La plupart des communications passent par l’adjoint juridique. Ce dernier s’occupe notamment des échanges avec les clients qui se présentent à l’improviste, de l’envoi de documents juridiques à des collègues situés dans d’autres bureaux et de la gestion des courriels avec les fournisseurs.
L’adjoint joue un rôle crucial en ce qui concerne la coordination des communications internes et externes. C’est souvent lui qui établit le premier contact avec les clients et avec les collaborateurs du bureau ou de l’organisme qui l’emploie. À cet égard, les adjoints juridiques :
- accueillent les visiteurs;
- répondent aux appels téléphoniques;
- transmettent les messages;
- reçoivent et distribuent le courrier;
- fixent les rendez-vous;
- produisent des rapports et préparent des documents de présentation.
Organisation et coordination
Plusieurs avocats ne pourraient pas se passer de leur adjoint puisque ce dernier s’acquitte de plusieurs fonctions essentielles. Par exemple, il :
- gère le calendrier de l’avocat;
- assure la bonne organisation du bureau;
- coordonne les réunions et les conférences;
- confirme les présences.
Les adjoints jouent un rôle primordial en ce qui concerne l’organisation et la coordination des activités du bureau pour lequel ils travaillent. Leurs tâches peuvent comprendre :
- l’établissement d’un système de gestion de l’information afin qu’elle soit facile à trouver;
- l’établissement et la gestion de systèmes de classement;
- la création de bases de données (p. ex., liste d'expédition);
- la gestion du système de rappel (il s’agit d'un système de rappel de dates importantes qui permet, entre autres, de s’assurer que les juristes ne manquent aucune échéance);
- la mise à jour de plusieurs documents (p. ex. les dossiers des clients ou le relevé des dépenses courantes du bureau).
Travail spécifiquement juridique
Le travail des adjoints juridiques se distingue de celui des autres adjoints du fait qu’il comporte des tâches spécialisées qui exigent une connaissance de la terminologie et des procédures juridiques. La nature du travail juridique de l’adjoint juridique dépend de la spécialisation de l’avocat qui l’emploie. Les adjoints juridiques peuvent donc :
- mettre en forme des documents juridiques relatifs au droit criminel, corporatif, familial ou autre;
- s’assurer que la mise en page des documents respecte les normes juridiques;
- effectuer certaines recherches juridiques;
- s’assurer que les délais pour l’envoi de certains documents juridiques sont respectés;
- assurer la mise à jour des documents juridiques des entreprises (p. ex. le registre des procès-verbaux);
- assister à une conférence, à un procès ou à une audience afin de prendre des notes.
Commissaire aux affidavits
Certains adjoints juridiques peuvent faire prêter serment aux témoins de l’avocat qui les emploie. C’est le cas en Ontario. Pour ce faire, ils ont obtenu le titre de « commissaire aux affidavits » auprès du ministère de la Justice de l’Ontario. Il s’agit là d’une responsabilité majeure, car le fait de donner de faux renseignements sous serment est une infraction criminelle.
Tâches administratives générales
Les adjoints juridiques doivent également remplir des tâches administratives, comme : faire des photocopies; assembler des documents; rédiger des lettres, des procédures et des notes de service à partir d’enregistrements dictés par l’avocat; classer des documents; commander des fournitures de bureau et demander des services; transcrire les enregistrements audio de certaines réunions.
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Milieux de travail
Là où il y a des avocats, il y a des adjoints juridiques! Ils travaillent, entre autres, pour :
- les cabinets juridiques;
- les tribunaux;
- le gouvernement fédéral et les gouvernements provinciaux et territoriaux;
- les administrations municipales;
- les services juridiques d’entreprise.
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Formation
Pour devenir adjoint juridique, vous devez :
- détenir un diplôme d’études secondaires;
- compléter un programme d’adjoint juridique au collège (d’un à deux ans).
Alberta
Si vous désirez travailler en français à titre d’adjoint juridique en Alberta, vous devrez faire une formation hors province ou sur place chez votre employeur.
Colombie-Britannique
Les candidats francophones intéressés par la carrière d’adjoint juridique doivent également faire une formation hors province ou sur place chez leur employeur.
Manitoba
Une formation en français n’est pas disponible au Manitoba. Les candidats intéressés devront suivre une formation hors province ou sur place chez leur employeur.
Ontario
En Ontario, vous pouvez effectuer une formation en français dans les établissements d’enseignement suivants :
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Défis à relever au cours des prochaines années
Connaissances en informatique
L’informatisation croissante de l’environnement de travail des adjoints juridiques influence grandement la manière dont ils vont effectuer leurs tâches. Ainsi, les adjoints doivent savoir exploiter une panoplie de ressources informatiques, telles que :
- Internet;
- Bases de données juridiques;
- Systèmes de facturation informatisés.
Connaissances en droit
Les adjoints juridiques doivent développer des compétences et acquérir de très bonnes connaissances en droit afin d’assurer le suivi des dossiers, des procédures juridiques et de respecter divers délais.
Puisque les règles de procédure et les délais varient avec le temps, les adjoints doivent faire preuve d’une grande vigilance pour assurer leur respect. C’est pourquoi la formation continue est importante pour leur carrière.
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Perspectives d'emploi
Les perspectives d’avenir sont bonnes pour les adjoints juridiques. En général, les adjoints juridiques sont en plus grande demande dans les grands centres urbains, et ils y sont mieux rémunérés.
De plus, il faut souligner que les perspectives d’emploi pour les adjoints juridiques sont meilleures que pour les secrétaires non spécialisés.
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Aptitudes clés
Avez-vous ce qu’il faut pour devenir un bon adjoint juridique? Consultez la liste d’aptitudes clés qui suit et découvrez quelles aptitudes vous seront utiles pour exercer cette carrière.
Planification
En raison des nombreux documents que les adjoints juridiques doivent traiter et des diverses tâches qui leur incombent, ils doivent savoir bien gérer les priorités ainsi que les délais et avoir un grand sens de l’organisation.
Diplomatie
Puisque les adjoints juridiques sont souvent le premier point de contact avec les clients et qu’ils ont accès à des renseignements confidentiels, ils doivent faire preuve d’une grande diplomatie et agir avec discrétion. Vous avez les aptitudes requises si :
- vous savez adresser une critique à quelqu’un sans le blesser;
- vous n’êtes pas du genre à faire courir des rumeurs et vous savez garder des secrets;
- vous êtes reconnu pour votre politesse envers tout le monde.
Respect des normes
Les échéanciers, les délais, les actes de procédure juridique ainsi que les règles de rédaction et de grammaire font partie du quotidien des adjoints juridiques, qui doivent s’assurer de les respecter. Vous avez la tête de l’emploi si :
- vous arrivez toujours à l’heure à vos rendez-vous et à vos cours;
- vous respectez les règles lorsque vous jouez à des jeux et vous ne trichez jamais;
- vous savez faire preuve de discipline lorsque vous travaillez sur un projet et vous ne perdez pas votre temps.
Communication écrite
Les adjoints juridiques doivent être d’excellents communicateurs, avoir le souci du détail et bien maîtriser le français et l’anglais, car la préparation ainsi que la révision de documents constituent une part importante de leur travail. Vous avez les qualités recherchées si :
- vous savez faire preuve d’originalité et vous savez toujours quoi écrire dans une carte d’anniversaire;
- vous avez du talent pour la composition de textes qui captivent l’attention des lecteurs;
- vous avez obtenu de bonnes notes dans les cours de français ou de littérature.
Ces aptitudes ne sont que des exemples. Il en existe beaucoup d’autres qui feront de vous un excellent adjoint juridique. Être capable de travailler dans un milieu où les échéances sont souvent serrées et savoir porter attention aux détails sont d’autres aptitudes recherchées.