Préposé aux services à la clientèle

En bref

Le préposé aux services à la clientèle fournis des services aux clients qui se présentent au comptoir des services administratifs et au comptoir de la caisse à la cour Institution chargée de l'administration de la justice. . De plus, il doit répondre aux demandes de renseignements, recevoir les documents juridiques et les traiter.

Découvrez maintenant toutes les facettes du travail de préposé aux services à la clientèle à la cour!

L’emploi

Les tâches

Les préposés aux services à la clientèle remplissent de nombreuses tâches administratives selon le type de cour et le comptoir où ils travaillent (comme le comptoir des dossiers criminels ou le comptoir de la Cour des petites créances Cour qui traite les litiges civils ne dépassant pas une certaine valeur. Par exemple, en Ontario, la Cour des petites créances traite les litiges dont la valeur n'excède pas 25 000 $. Voir l'organigramme des tribunaux ). Certains ont des tâches dans un domaine très précis du droit Pouvoir moral ou juridique de faire ou d'avoir quelque chose. , alors que d’autres touchent à plusieurs domaines du droit.

Fonctions principales

Le préposé aux services à la clientèle peut effectuer diverses tâches, comme les suivantes :

• Recevoir et enregistrer tous les documents liés aux procédures judiciaires au comptoir et s’assurer que les documents déposés ont le bon format;

• Ouvrir un nouveau dossier du tribunal Lieu où est rendue la justice. pour toutes les poursuites judiciaires;

• Répondre aux questions au comptoir ou au téléphone et donner des renseignements au public, aux avocats et aux organismes;

• Aider le public à remplir et à déposer Action de remettre des documents au bureau du greffe de la Cour. les formulaires liés aux dossiers judiciaires;

• Fixer les dates d’ audience Séance durant laquelle un tribunal ou une commission examine la preuve, écoute les témoins et les plaidoiries présentées par les avocats.  pour les plaidoyers de non-culpabilité et les appels;

• Faire signer les jugements et les ordonnances du tribunal, inscrire toutes les ordonnances dans les dossiers du tribunal, procéder à l’assermentation des affidavits;

• Recevoir et traiter les paiements pour les amendes et les droits, et envoyer les factures de compensation Avantage qui qui atténue un mal ou une situation ayant eu des effets désavantageux. La compensation est remise à la personne qui a subi le mal. pour les témoins Petits fichiers qui sont téléchargés sur votre ordinateur lors d’une visite sur un site web et qui enregistrent par la suite vos habitudes de recherche sur votre ordinateur.  Les témoins permettent à un site web de vous reconnaitre pour vous présenter du contenu personnalisé la prochaine fois que vous visiter ce site Web. Appelé « cookies » en anglais. , les jurés et les interprètes;

• Signer, sceller, livrer et traiter un grand nombre de documents pour les procédures liées à des affaires criminelles, civiles ou familiales en veillant à ce que tous les documents soient correctement enregistrés et dirigés au service approprié;

• Préparer les avis d’audience, de procès L'étape la plus importante d'une poursuite judiciaire durant laquelle un juge ou un juge et jury entendent les éléments de preuve et rendent une décision. et d’intention de rejeter un appel, fixer les dates et les heures de procès et préparer les listes d’audiences du tribunal;

• Consigner les renseignements sur les procédures (noms et renseignements des parties, numéro de salle, date et heure des audiences, etc.) et dresser une liste détaillée des dossiers soumis au tribunal dans un système manuel ou informatisé;

• Recevoir des fonds en fiducie Transfert d’argent soumis à des conditions. Dans le contexte de la Cour des petites créances, le greffier de la Cour garde un montant d’argent en banque pour le bénéfice du créancier. (des sommes versées en prévision de frais judiciaires à venir), les traiter et en calculer le solde. Préparer le versement de ces fonds aux destinataires appropriés selon les exigences prévues par la loi Règles qui établissent ce qui est permis et ce qui ne l'est pas. et les règlements. Par exemple, dans le cas d’une succession Ensemble des biens appartenant à une personne (ex : maison, polices d’assurance, biens personnels, placements, régime de retraite, etc.) et qui seront distribués à ses héritiers après son décès. En règle générale, la succession est administrée selon les indications laissées dans le testament du défunt. , payer les frais d’une institution psychiatrique pour une personne qui y est internée, ou recevoir un cautionnement Contrat, appelé caution, dans lequel une personne promet de payer une dette à la place d’une autre personne si celle-ci ne respecte pas ses engagements.  en échange d’une mise en liberté;

• Maintenir l’intégrité des dossiers et veiller à ce qu’ils ne soient remis qu’aux personnes qui ont le droit d’y accéder.

En résumé, les préposés aux services à la clientèle assurent le bon fonctionnement du tribunal en s’assurant que les procédures soient respectées, en remplissant correctement les documents relatifs aux dossiers et en fixant l’horaire des salles d’audience. Ils sont aussi le principal point de contact Courte période de temps pendant laquelle un enfant est confié aux soins d’une personne, autre que ses parents. Par exemple, une rencontre en personne ou un appel téléphonique avec ses grands-parents. pour le public, les avocats, les services de police, les médias, les entreprises et les organismes publics qui veulent entamer des procédures judiciaires ou accéder à un dossier judiciaire pendant ou après une procédure.

Milieux de travail

On retrouve des préposés aux services à la clientèle dans tous les palais de justice Reconnaître les droits de chaque personne et les respecter de façon équitable et impartiale. .

Formation

Il n’y a pas de formation collégiale ou universitaire particulière pour devenir préposé aux services à la clientèle dans un palais de justice. Cependant, certaines formations et certains atouts peuvent s’avérer utiles.

Formations et expériences utiles

Certaines formations et expériences sont utiles pour exercer la carrière de préposé au service à la clientèle, comme :

• une formation ou de l’expérience à titre d’ adjoint juridique Professionnel qui aide les avocats à gérer les dossiers au bureau, à rédiger des documents et à faire de la recherche juridique. Certains adjoints juridiques peuvent obtenir le titre de «commissaire aux affidavits» auprès du ministère de la Justice et faire prêter serment aux témoins de l’avocat qui les emploie. ;

• de l’expérience en service à la clientèle.

Préalables

Les préposés aux services à la clientèle bilingues doivent maîtriser le français et l’anglais, tant à l’oral et qu’à l’écrit.

Atouts

• Connaître les procédures dans un ou plusieurs domaines de droit, comme le Code criminel Loi fédérale qui recense les comportements interdits au Canada et qui prévoit les peines à imposer aux personnes déclarées coupables d'une infraction.  , le droit de la famille Désigne l’ensemble des lois et des règles qui régissent les relations familiales. , le droit civil, les petites créances, les successions, etc.

• Être capable d’interagir avec une clientèle diverse, comme le grand public, les avocats, les services de police, etc.

Exigences

• Connaître divers logiciels pour préparer des documents ou gérer les différentes étapes d’un dossier;

• Savoir effectuer des recherches dans des logiciels ou dans des archives manuelles afin de retrouver les dossiers associés Personne qui exploite une entreprise avec une ou plusieurs autres personnes dans le but commun de réaliser des profits dans le cadre d'une société de personne, c'est-à-dire société en nom collectif, une société en commandite ou une société à responsabilité limitée. à une cause;

• Avoir des connaissances en arithmétique pour gérer et faire la caisse tous les jours.

Défis à relever au cours des prochaines années

Les lois et les procédures judiciaires ne cessent d’évoluer. Les préposés aux services à la clientèle doivent donc continuellement s’adapter à ces changements. Voici des exemples des défis que devront relever les préposés aux services à la clientèle au cours des prochaines années :

• Certaines exigences liées à la confidentialité des renseignements limitent l’accès aux salles d’audience et à certains documents par le public. Les préposés doivent savoir quels sont les politiques et règlements en ce qui concerne l’accès à l’information, et agir en conséquence.

• De plus en plus de personnes font appel aux tribunaux sans l’assistance d’un avocat. Les préposés aux services à la clientèle doivent donc de plus en plus expliquer les étapes d’une procédure et les documents requis, mais doivent s’assurer de ne pas offrir d’avis juridiques. Les préposés doivent desservir une clientèle de plus en plus diverse en ce qui concerne la culture, la langue et la connaissance du système judiciaire canadien.

• Les archives des palais de justice contiennent des documents manuscrits, des listes manuelles, divers systèmes informatiques (dont certains sont anciens) ainsi que de nouveaux logiciels de gestion des cas. Les préposés doivent utiliser ces divers systèmes pour trouver les documents ou les renseignements requis.

• On prévoit qu’un bon nombre d’employés des palais de justice prendront leur retraite dans les années à venir, ce qui pourrait engendrer une perte des connaissances institutionnelles.

Aptitudes clés

Avez-vous ce qu’il faut pour devenir un bon préposé aux services à la clientèle? Consultez la liste des aptitudes clés qui vous seront utiles pour exercer cette carrière.

Diplomatie

Puisqu’un préposé traite avec des gens qui vivent des situations difficiles, il doit faire preuve Élément qui sert à démontrer qu'un certain fait est vrai. Il peut s'agir d'un témoignage, d'un document, d'une photo, etc. de diplomatie, d’un certain tact et parfois même de délicatesse.

Respect des normes

Les préposés aux services à la clientèle doivent examiner les documents qui sont déposés auprès du tribunal et s’assurer que le format des documents respecte les normes et les règlements. Ils doivent donc bien Objet qui appartient à une personne. Par exemple : une maison, une voiture, des meubles, les REER, un compte en banque ou une police d’assurance.  connaître les règles relatives au dépôt de documents.

Écoute

Le préposé doit savoir écouter attentivement. En effet, plusieurs personnes viennent poser des questions au préposé sur la procédure à suivre pour déposer des documents auprès du tribunal. Cela demande beaucoup de concentration et d’attention ainsi qu’une bonne écoute.

Ces aptitudes ne sont que des exemples, il en existe beaucoup d’autres qui feront de vous un bon préposé aux services à la clientèle, comme un bon jugement et le souci du détail.